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Inventario de documentos
Analizamos qué documentos crea hoy tu equipo, de dónde salen los datos y dónde se escapa el tiempo. De ahí sale la lista de lo que compensa primero.
Facturas, contratos, certificados: generados automáticamente
Tus datos se convierten en PDFs terminados con el diseño de tu marca, enviados y archivados solos. Nadie vuelve a teclear datos, nadie copia plantillas.
De un vistazo
1 plantilla
Cada documento nace de una plantilla mantenida de forma central. Cambias el diseño una vez y todos los documentos futuros lo llevan.
0 copiar y pegar
Importes, nombres y líneas vienen directamente de tus sistemas. Teclear datos y los errores de traspaso desaparecen.
24/7 documentos
La automatización no conoce horarios de oficina: los documentos se generan de noche, en fin de semana y en mitad de tus vacaciones.
100 % tu diseño
Logo, tipografías y papel de carta quedan exactamente iguales en cada documento, del primero al número mil.
De datos a documentos
Documentos que se crean solos
Tus sistemas aportan los datos, la automatización los convierte en PDFs terminados: generados, enviados y archivados en el mismo instante.
Por qué los documentos devoran tanto tiempo
Un documento de Word suelto se hace rápido. Como rutina permanente, el trabajo manual sale caro: en horas, errores y nervios.
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Plantillas sin control
Cada departamento mantiene sus propias plantillas de Word. Tres versiones del logo, cuatro tipografías, y nadie sabe con seguridad qué archivo es el actual.
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Teclear datos genera errores
Importes, nombres y fechas pasan a mano del sistema al documento. Un día el importe equivocado acaba en un contrato, y lo encuentra el cliente.
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Horas de trabajo repetitivo
Presupuestos, certificados, informes mensuales: cada semana se van horas en montar documentos que siguen siempre el mismo patrón.
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Los datos aquí, los documentos allá
Todo está ya en el CRM o el ERP. Aun así, el documento se crea al lado en Word, sale por correo y acaba archivado en cualquier parte.
Qué saben hacer los documentos automatizados
Cada una de estas piezas funciona de una forma u otra en el día a día de nuestros clientes. Tu solución recibe las que tu proceso necesita de verdad.
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PDFs a partir de tus datos
Un pedido, un registro o un formulario se convierte en un PDF terminado, fiel a tu plantilla. Tablas, gráficos y maquetas de varias páginas tampoco son problema.
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Plantillas con tu identidad corporativa
Reconstruimos tus plantillas al píxel a partir de tu papel de carta o tu manual de marca: cabeceras, pies, numeración de páginas y todo lo que tu identidad exige.
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Facturas, presupuestos y reclamaciones
Documentos con numeración correlativa, líneas e importes, directamente desde tus pedidos. Si lo quieres, con un proceso completo de reclamación de pagos detrás.
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Certificados y acreditaciones
Certificados, títulos y justificantes se generan automáticamente en cuanto se cierra el expediente correspondiente, y van directos al destinatario.
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Contratos por bloques de texto
Los contratos se montan con bloques revisados: según el caso, las cláusulas correctas entran en el documento, rellenas con los datos correctos.
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Series y generación masiva
Diez certificados o diez mil liquidaciones: una sola pasada genera todos los documentos, cada uno con sus propios datos.
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Textos con IA donde ayudan
Resúmenes, secciones de informes o cartas puede predactarlos la IA siguiendo tus pautas. Tú apruebas lo que te importa.
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Envío y archivo
Los documentos terminados salen solos, por correo o a tu portal de clientes, y quedan donde tu equipo los busca: con el cliente, con el expediente, en el archivo.
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Conectado a tus sistemas
CRM, ERP, tienda o base de datos propia: la automatización recoge los datos donde ya viven. Para equipos de desarrollo, la generación de PDF también existe como API propia, HTML dentro, PDF terminado fuera.
Así nace tu automatización documental
Cuatro pasos del trabajo manual al documento que se crea solo.
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Plantillas y presupuesto
Reconstruimos tus documentos más importantes como plantillas limpias con el diseño de tu marca. Junto con ellas recibes una oferta a precio fijo por la automatización.
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Conexión y comparación
Conectamos la automatización con tus sistemas y generamos los primeros documentos con datos reales. Los comparamos con los tuyos hasta que cada detalle encaja.
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Puesta en marcha y ampliación
El primer tipo de documento entra en producción y ahorra tiempo desde el primer día. Después llegan los siguientes, en el orden que más aporta.
¿Listo?
Hablemos de tus documentos
En la primera consulta gratuita contamos juntos qué documentos te cuestan tiempo y estimamos con honestidad cuánto puede asumir la automatización.
Preguntas frecuentes sobre automatización documental
Un primer tipo de documento con plantilla y conexión a tus datos empieza normalmente en torno a los 5.000 €, y la mayoría de proyectos queda entre 8.000 y 30.000 €. La horquilla depende del número de tipos de documento, de los sistemas de origen y de extras como la generación masiva o el archivo. Tras la primera consulta gratuita recibes una oferta vinculante a precio fijo.
Todo lo que sigue un patrón: facturas, presupuestos, confirmaciones de pedido, contratos, certificados, acreditaciones, albaranes, informes, cartas en serie. La regla práctica: lo que tu equipo crea hoy siguiendo un esquema puede generarse automáticamente.
De los sistemas donde ya viven: CRM, ERP, tienda, contabilidad, base de datos propia o un formulario en tu web. Nosotros construimos la conexión, la automatización rellena la plantilla. Si algún dato aún no existe de forma estructurada, aclaramos primero cómo se recogerá.
Sí, exactamente igual. Reconstruimos las plantillas a partir de tu papel de carta o manual de marca, con logo, tipografías, cabeceras y pies. Técnicamente, los PDFs se generan con el mismo motor de renderizado que usa tu navegador, así que cada detalle queda exactamente donde lo diseñaste.
Los textos y bloques de texto, sí: para eso recibes plantillas editables o una pequeña interfaz de gestión. La estructura de la maqueta preferimos tocarla nosotros, para que nada se descoloque. Cuánta libertad necesitas se define en la fase de concepto.
Sí. Además del PDF generamos los formatos estructurados que exige tu mercado. Para Alemania son XRechnung y ZUGFeRD, que reúne PDF y datos en un solo archivo, y el mismo mecanismo se adapta a otros formatos nacionales. Si lo tuyo son sobre todo las facturas, nuestra página de automatización de facturas entra más a fondo.
Sí. Los procesos masivos generan miles de documentos en una sola pasada y, si quieres, se ejecutan de noche o según calendario. Cada pasada registra lo que se generó y avisa cuando a un documento le falta algo.
Lo que tu proceso prevea: envío por correo, depósito en el portal de clientes, entrega a tu gestor documental o archivado a prueba de auditorías. Cada documento conserva su vínculo con el cliente y el expediente y sigue siendo localizable.
El primer tipo de documento suele estar en uso en pocas semanas, con plantilla y conexión incluidas. Cada uno de los siguientes va bastante más rápido, porque la técnica y el diseño ya están montados. Las ampliaciones grandes, como el archivo o la generación masiva, se planifican como fases propias.
Ponte en contacto con nosotros
Si en tu empresa alguien sigue creando facturas, contratos o certificados a mano, deberíamos hablar. Revisamos tus plantillas y te mostramos cómo se convierten en PDFs automáticos.