Systeme verbinden: API-Integration ohne Doppelarbeit

Shop, Buchhaltung, Zahlungsanbieter, CRM: Wir verbinden, was bei dir schon läuft, und lassen die Daten in beide Richtungen fließen. Fällt die Gegenstelle aus, versucht es die Anbindung von allein wieder.

Auf einen Blick

1 Datenstand

Kunde, Auftrag, Zahlung: einmal gepflegt, überall aktuell. Welches System die Wahrheit hält, legen wir vorher gemeinsam fest.

24/7 im Abgleich

Die Anbindung arbeitet nach Feierabend weiter. Was nachts hereinkommt, liegt morgens fertig verarbeitet da.

0 Doppelerfassung

Niemand tippt dieselben Daten ein zweites Mal ab. Damit verschwindet die häufigste Fehlerquelle im Tagesgeschäft.

100 % deine Zugänge

Konten und Schlüssel laufen auf deine Firma. Du kannst uns jederzeit den Zugang entziehen, ohne dass etwas stehen bleibt.

Systeme verbinden

Eine Strecke, die trägt

Wir bauen die Verbindung zwischen deinen Systemen so, dass sie den Alltag aushält: mit Wiederholung bei Ausfall, sauberer Zuordnung der Felder und einem Protokoll, in dem du jeden Vorgang wiederfindest.

Woran Systemverbindungen scheitern

Fast jede Firma hat gute Software im Haus. Was fehlt, ist die Strecke dazwischen.

01

Dieselben Daten, dreimal gepflegt

Ein neuer Kunde wird im Shop angelegt, in der Buchhaltung noch einmal und im CRM ein drittes Mal. Beim vierten Mal weiß niemand mehr, welche Adresse gilt.

02

Zahlen von gestern

Der nächtliche Abgleich ist der eine Moment am Tag, in dem dein Bestand wirklich stimmt. Die übrigen 23 Stunden ist er eine Schätzung.

03

Die Verbindung reißt leise

Ein Schlüssel läuft ab, ein Feld heißt plötzlich anders, und die Übertragung steht. Auffallen tut es meist erst, wenn ein Kunde nachfragt.

04

Niemand kann nachsehen

Wenn ein Auftrag nicht ankommt, beginnt die Suche in drei Oberflächen und endet beim Dienstleister, der vor zwei Jahren das Skript geschrieben hat.

Was wir bei einer Anbindung bauen

Diese Bausteine kombinieren wir je nach Aufgabe. Alles davon läuft so oder ähnlich in Systemen, die wir bis heute betreiben.

01

Systeme verbinden

Shop, Buchhaltung, Zahlungsanbieter, Warenwirtschaft, CRM: Wir binden an, was eine Schnittstelle hat, und bauen sie nach, wo keine da ist.

02

Abgleich in beide Richtungen

Daten fließen hin und zurück, ohne sich gegenseitig zu überschreiben. Für jedes Feld ist geklärt, welches System es führen darf.

03

Sofort reagieren

Wo der Anbieter es hergibt, arbeiten wir mit Ereignissen: Die Zahlung meldet sich von selbst, lange bevor der nächtliche Abgleich läuft.

04

Sicher angebunden

Eingehende Meldungen werden auf ihre Signatur geprüft, Schlüssel liegen verschlüsselt, und jeder Schreibvorgang trägt eine Kennung gegen Doppelbuchungen.

05

Felder sauber zuordnen

Kundennummer, Steuersatz, Einheit: Zwei Systeme meinen selten dasselbe. Die Zuordnung halten wir dokumentiert und änderbar, ohne dass jemand Code anfassen muss.

06

Eigene APIs für deine Partner

Wenn andere bei dir abfragen sollen, bauen wir die Schnittstelle dafür: mit Dokumentation, Zugangsschlüsseln und Versionen, die alte Aufrufe weiterleben lassen.

07

Altsysteme & Massenimporte

Bestandsdaten aus Tabellen, Exporten oder einem abgelösten System holen wir einmalig herüber, in Etappen und mit Probelauf vor dem Ernstfall.

08

Sichtbar, was läuft

Jede Übertragung landet in einem Protokoll mit Zeitpunkt, Ergebnis und Nutzlast. Bleibt etwas hängen, siehst du es dort, bevor ein Kunde anruft.

09

Betrieb & Nachpflege

Anbieter ändern ihre Schnittstellen, Schlüssel laufen ab. Wir überwachen die Strecken, ziehen Versionen nach und melden uns, bevor etwas stehen bleibt.

Systeme, die wir bereits angebunden haben

Jede dieser Anbindungen ist geschriebener Code aus Projekten, die wir betreiben.

01

Zahlungen & Abrechnung

  • Stripe
  • PayPal
  • Kreditkarte
  • SEPA-Lastschrift
  • Apple Pay
  • Google Pay
  • Klarna

Die Zahlarten laufen über Stripe oder deinen Zahlungsanbieter. Interessant wird es unter der Oberfläche: eine Autorisierung, aus der später Anzahlung und Restzahlung getrennt eingezogen werden, Abo-Abrechnung mit Lastschrift und automatischer Steuer, und die Regel, dass ein Betrag erst dann als bezahlt gilt, wenn die signierte Rückmeldung des Anbieters ihn bestätigt. Genau daran hängt, ob deine Buchhaltung am Monatsende aufgeht.

02

Bonität, Identität & Steuermeldung

  • SCHUFA
  • Stripe Identity
  • USt-IdNr.-Prüfung (VIES)
  • VeriFactu (Spanien)

Bevor aus einer Anfrage ein Vertrag wird, muss oft geprüft werden, wer da eigentlich unterschreibt. Die SCHUFA-Anbindung läuft bei uns produktiv über die signierte XML-Schnittstelle mit eigenem Teilnehmerzertifikat, samt der Fälle, die ein Mensch nachbearbeiten und innerhalb einer Frist beantworten muss. Die Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer entscheidet über Steuersatz und Rechnungskreis. Für den spanischen Markt ist die Meldepflicht VeriFactu gebaut und getestet.

03

Shop- & Warensysteme

  • Shopware 6 (Store API & Admin API)
  • Shopware 5 (internes Plugin)
  • Lizenzverwaltung
  • S3 & CloudFront

Bei Lizenzen und Downloads geht die Arbeit nach der Bestellung weiter. Neben dem Shop läuft dafür eine Lizenzverwaltung: Sie gibt die Schlüssel zur bezahlten Bestellung aus und prüft den Bestand, bevor etwas vergeben wird. Die Dateien liegen in geschütztem Speicher und werden nur für die jeweilige Bestellung freigegeben.

04

Buchung, Kalender & Portale

  • Channel-Manager
  • iCal-Kalender
  • Google Hotel Center
  • Google Vacation Rentals

Wer Zimmer, Termine oder Fahrzeuge über mehrere Portale anbietet, braucht einen Kalender, dem alle folgen. Portale wie Booking.com und Airbnb erreichst du über einen Channel-Manager oder über Kalender-Feeds. Heikel ist die Gegenrichtung: Ein importierter Eintrag darf nicht als eigener zurücklaufen, und Abreise und Anreise am selben Tag dürfen sich nicht gegenseitig blockieren. Für Google haben wir auch die Anbieterseite gebaut, die Stammdaten liefert und Preisanfragen im Moment der Suche beantwortet.

05

E-Mail, WhatsApp & Push

  • Mailchimp
  • Resend
  • SMTP
  • Gmail API
  • WhatsApp Business
  • Web Push

Ein Vorgang betrifft selten nur eine Person. Wir bauen den Versand so, dass eine Statusänderung Kunde, Partner und Innendienst gleichzeitig erreicht, jeden über den Kanal, dem er zugestimmt hat: freigegebene WhatsApp-Vorlagen, Web-Push oder klassisch per E-Mail. Newsletter laufen mit Double-Opt-in und nachweisbarer Einwilligung. Der Versanddienst dahinter ist austauschbar.

06

KI & Übersetzung

  • OpenAI
  • Anthropic
  • DeepL
  • Mistral
  • EU-gehostete Modelle
  • dragoman

Antworten erscheinen Wort für Wort, während das Modell noch schreibt. Inhaltliche Leitplanken liegen dabei serverseitig, damit ein Assistent nicht sagt, was er rechtlich nicht sagen darf. Auch der Ort der Verarbeitung ist eine Entscheidung: Für personenbezogene Inhalte lässt sich ein in der EU gehostetes Modell einsetzen. Übersetzungen laufen über unser Open-Source-Werkzeug dragoman, bei dem nur neue und geänderte Texte Kosten verursachen.

07

Daten, Karten & Standorte

  • Supabase
  • Firestore
  • Mapbox
  • Google Maps Geocoding

Suche auf der Karte mit Ergebnisliste und Umkreis, Adressvervollständigung schon beim Tippen, und Datenbankfunktionen für Vorgänge, die sich zwei Bearbeiter nicht im selben Moment schnappen dürfen. Standortdaten sind selten das Hauptthema eines Projekts und fallen trotzdem in fast jedem an.

So entsteht deine Anbindung

Vier Schritte von der Bestandsaufnahme bis zum laufenden Betrieb.

01

Systeme & Datenwege

Wir schauen uns an, welche Systeme im Haus sind, welche Daten zwischen ihnen wandern sollen und welches System bei Widerspruch recht behält. Am Ende steht eine Skizze, die auch dein Steuerberater versteht.

02

Konzept & Festpreis

Du bekommst die Feldzuordnung, die Richtung jedes Abgleichs und den Umgang mit Fehlern schriftlich, dazu einen Festpreis je Etappe. Vor der ersten Zeile Code weißt du, was entsteht.

03

Anbindung & Testlauf

Wir bauen gegen die Testumgebung des Anbieters und spielen echte Fälle durch, auch die unangenehmen: doppelte Meldung, Zeitüberschreitung, Gegenstelle offline. Erst danach geht die Strecke an echte Daten.

04

Go-live & Betrieb

Die erste Strecke geht live und nimmt sofort Arbeit ab, die nächsten folgen in der Reihenfolge, die am meisten bringt. Danach überwachen wir die Verbindungen und ziehen nach, wenn ein Anbieter etwas ändert.

Bereit?

Welche zwei Systeme sollen reden?

Nenn uns die beiden Programme, zwischen denen bei dir am meisten von Hand läuft. Im kostenlosen Erstgespräch sagen wir dir, ob es eine Schnittstelle dafür gibt und was die Anbindung ungefähr kostet.

Häufige Fragen zu Schnittstellen und API-Integrationen

Eine einzelne Anbindung beginnt meist bei etwa 4.000 €, größere Integrationsprojekte über mehrere Systeme liegen zwischen 10.000 und 40.000 €. Den Ausschlag geben die Zahl der Systeme, die Richtung des Abgleichs und die Qualität der Schnittstelle auf der Gegenseite: eine dokumentierte moderne API ist deutlich günstiger als ein Altsystem, aus dem wir die Daten herausarbeiten müssen. Nach dem Erstgespräch bekommst du einen Festpreis je Etappe.

Ja, das ist der Normalfall. Wir lesen uns in die Dokumentation ein und bauen gegen die Testumgebung des Anbieters. Wenn es gar keine Schnittstelle gibt, prüfen wir die Umwege: geplante Dateiexporte, Datenbankzugriff oder ein Import über Tabellen. Vor dem Angebot sagen wir dir ehrlich, wie gut die Gegenseite bespielbar ist.

Das planen wir von vornherein ein. Fehlgeschlagene Übertragungen wandern in eine Warteschlange und werden mit wachsendem Abstand erneut versucht, damit ein kurzer Ausfall keine Daten kostet. Wiederholungen tragen eine Kennung, sodass derselbe Vorgang nicht zweimal ankommt. Bleibt eine Strecke dauerhaft stehen, geht am selben Tag eine Meldung raus.

So oft, wie es der Ablauf braucht. Wo der Anbieter Ereignisse verschickt, reagiert die Anbindung in Sekunden: Eine Zahlung meldet sich selbst, sobald sie durch ist. Wo es die nicht gibt, fragen wir in einem festen Takt nach, von wenigen Minuten bis einmal nachts. Für jede Strecke legen wir den Takt einzeln fest, weil Bestände und Stammdaten unterschiedlich eilig sind.

Dir. Konten bei Zahlungsanbietern, Schnittstellen-Schlüssel und Zertifikate laufen auf deine Firma, wir arbeiten mit eigenen Zugängen darunter. Endet die Zusammenarbeit, entziehst du uns den Zugriff und alles läuft weiter. Das Gleiche gilt für den Code der Anbindung samt Dokumentation.

Das passiert regelmäßig, meist mit Vorlauf. Deshalb bleiben wir nach dem Go-live auf den Strecken: Wir verfolgen die Änderungsankündigungen der Anbieter, ziehen Versionen nach und testen vorher gegen die neue Fassung. Merkt es der Betrieb gar nicht, war es gut gemacht.

Ja, und das machen wir öfter als man denkt. Wir legen die Schnittstelle vorab fest: Felder, Typen und Fehlerfälle stehen, bevor der erste Aufruf gebaut wird. Die Beschreibung liegt versioniert im Projekt, und alte Aufrufe laufen weiter, wenn eine neue Fassung erscheint. Dazu kommen Zugangsschlüssel je Partner, eine Begrenzung der Abfragen und eine Dokumentation, mit der dein Partner ohne Rückfrage anfangen kann. In laufenden Plattformen von uns fragen Dritte genau so Objektdaten und Preise ab.

Eingehende Meldungen prüfen wir auf ihre Signatur, bevor sie irgendetwas auslösen, sonst könnte jeder eine bezahlte Rechnung vortäuschen. Schlüssel und Zertifikate liegen verschlüsselt und getrennt vom Code, Test- und Produktivumgebung sind sauber getrennt. Übertragen wird nur, was für den Zweck gebraucht wird, und wo personenbezogene Daten im Spiel sind, prüfen wir vorher den Ort der Verarbeitung.

Du entscheidest. Wir überwachen die Strecken, kümmern uns um Änderungen der Anbieter und bauen die nächsten Anbindungen, viele Kunden begleiten wir seit Jahren so. Oder wir übergeben an deine IT, mit Dokumentation, Feldzuordnung und Einarbeitung. Beides ist ein normaler Weg.

Nimm Kontakt mit uns auf

Läuft bei dir etwas zwischen zwei Programmen noch von Hand? Erzähl uns, welche es sind. Wir sagen dir, ob sich die beiden verbinden lassen und was das ungefähr kostet.