Rechnungsstellung automatisieren

Rechnungen aus einer Quelle mit Standard-Layout gibt es meist ab etwa 8.000 €, die meisten Projekte liegen zwischen 12.000 und 35.000 €. Abos, Mahnwesen, E-Rechnung und die Zahl der Anbindungen bestimmen den Rahmen. Nach dem kostenlosen Erstgespräch bekommst du ein Festpreis-Angebot. Oft rechnet sich die Automatisierung allein durch die eingesparten Stunden pro Monat.

Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen auch ausstellen, ab Januar 2028 gilt das für alle. Zulässig sind strukturierte Formate nach EN 16931 wie XRechnung und ZUGFeRD, ein normales PDF erfüllt die Pflicht nicht. Wir bauen beides direkt in dein System ein: Empfang und Erstellung.

Aus praktisch allen Systemen, in denen deine Aufträge leben: Shop, Buchungssystem, CRM, Verträge oder Projektzeiten. Das Abrechnungssystem zieht sich die Daten, wendet deine Preislogik an und erzeugt den Beleg. Sonderfälle wie Rabatte, Teillieferungen oder Gutschriften gehören von Anfang an ins Konzept.

Du legst Stufen, Fristen und Formulierungen fest, das System übernimmt den Rest: Es erkennt überfällige Rechnungen, verschickt Erinnerungen und eskaliert nach deinen Regeln. Einzelne Kunden kannst du pausieren oder ausnehmen, zum Beispiel bei laufenden Gesprächen. Jede Mahnung ist dokumentiert und nachvollziehbar.

Ja. Feste Intervalle, Staffelpreise, Abrechnung nach Verbrauch oder Mischmodelle: Wir haben Systeme gebaut, die wiederkehrende Gebühren genauso automatisch abrechnen wie nutzungsabhängige Posten. Auch Upgrades, Kündigungen und anteilige Zeiträume rechnet das System korrekt ab.

Über Exporte, die zur Software deiner Steuerkanzlei passen: DATEV-kompatible Formate, wählbare Zeiträume und saubere Zuordnung zu Konten. So arbeitet deine Buchhaltung mit strukturierten Daten, auf Wunsch automatisch jeden Monat.

USt-ID-Prüfung, Reverse Charge, länderabhängige Steuersätze und mehrsprachige Belege sind Standard in unseren Systemen. Auch länderspezifische Meldesysteme setzen wir um: Spaniens VeriFactu haben wir bereits angebunden und getestet, bevor es Pflicht wird.

Meist ergänzt es sie. Die Automatisierung sorgt dafür, dass Belege korrekt entstehen, Zahlungen abgeglichen werden und Mahnungen rausgehen. Die eigentliche Buchführung bleibt bei deiner Steuerkanzlei oder deiner Buchhaltungssoftware, die wir sauber anbinden. Wenn ein fertiges Tool für deinen Fall reicht, sagen wir dir das ehrlich.

Vollständig: lückenlose Nummernkreise, unveränderlich gespeicherte Belege und ein Protokoll, das festhält, wann welche Rechnung wie entstanden ist. Gehostet wird in der EU, DSGVO-konform. Bei einer Prüfung kannst du jeden Beleg und jeden Mahnlauf belegen.