Dokumente mit KI auswerten: Daten raus, ohne Abtippen

Ein erster Dokumenttyp mit Anbindung beginnt meist bei etwa 6.000 €, größere Projekte über mehrere Belegarten liegen zwischen 10.000 und 35.000 €. Den Ausschlag geben die Zahl der Dokumenttypen, die Menge der Felder und die Frage, ob lokal, in der EU-Cloud oder gemischt gerechnet wird. Nach dem Erstgespräch und einem Blick auf deine Belege bekommst du einen Festpreis je Etappe.

Das hängt am Dokument, und wir raten nicht: Im Testlauf messen wir an deinen eigenen Belegen, wie oft ein Feld richtig erkannt wird. Saubere digitale Rechnungen sind unkritisch, schlechte Scans und handschriftliche Ergänzungen sind es nicht. Für jedes Feld legen wir fest, ab welcher Sicherheit es direkt übernommen wird und wann ein Mensch draufschaut.

Sie schlägt vor, sie bucht nicht. Jeder Wert kommt mit einer Einschätzung, wie sicher sich das Modell ist, und mit der Stelle im Dokument, aus der er stammt. Dein Team sieht beides nebeneinander und korrigiert mit einem Klick. In dein System wandert nur, was freigegeben wurde.

Ja. Bei einem Scan oder Foto gibt es keine Textebene, die man auslesen könnte, deshalb kommt zuerst eine Texterkennung davor. Die Qualität der Vorlage entscheidet mit: Ein gerade eingescanntes Blatt liest sich zuverlässig, ein schräges Handyfoto mit Schatten deutlich schlechter. Im Testlauf siehst du an deinen eigenen Unterlagen, wo die Grenze liegt.

Nur wenn du es willst. Wir haben eine Auswertung gebaut, bei der Datei und Auswertung vollständig im Browser des Mitarbeiters bleiben, ohne Upload. Wo das nicht reicht, nutzen wir Modelle auf Servern in der EU. Welche Unterlagen welchen Weg gehen, legen wir vorher gemeinsam fest und halten es schriftlich fest.

Die Auswertung im Browser ist der einfachste Fall: Es findet keine Übermittlung statt, weil die Datei den Rechner nicht verlässt. Beim EU-Weg brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter, und wir sagen dir, welcher das ist und was er zusichert. Was am Ende gespeichert wird, entscheidest du: nur die Felder, oder zusätzlich der Textauszug als Nachweis.

Für den Alltag im Mittelstand ist die Menge selten das Problem, weil die Auswertung je Dokument läuft und sich parallelisieren lässt. Interessanter ist der Weg drumherum: Kommen die Belege per Mail, aus einem Ordner oder aus dem Scanner, und wer schaut auf die unsicheren Fälle? Das klären wir im Konzept, weil daran der Nutzen hängt.

Nein. Die Auswertung setzt sich vor das, was du hast, und übergibt die geprüften Daten an Buchhaltung, Warenwirtschaft oder Ablage. Wenn ein System eine Schnittstelle hat, nutzen wir sie. Wenn nicht, reden wir über einen Import oder eine eigene Anbindung.

Mit dem Dokumenttyp, der am häufigsten kommt und am stumpfsten abgetippt wird. Meist sind das Eingangsrechnungen. Ein Typ, sauber ausgelesen und angebunden, spart in der Regel mehr Zeit als drei halbfertige. Die nächsten kommen dann in der Reihenfolge dran, die sich rechnet.