Rechnungen, Verträge, Urkunden: automatisch als PDF

Ein erster Dokumententyp mit Vorlage und Anbindung an deine Daten beginnt meist bei etwa 5.000 €, die meisten Projekte liegen zwischen 8.000 und 30.000 €. Die Spanne hängt an der Zahl der Dokumententypen, den Quellsystemen und Extras wie Massenläufen oder Archiv. Nach dem kostenlosen Erstgespräch bekommst du ein verbindliches Festpreis-Angebot.

Alles, was einem Muster folgt: Rechnungen, Angebote, Auftragsbestätigungen, Verträge, Urkunden, Bescheinigungen, Lieferscheine, Berichte, Serienbriefe. Die Faustregel: Was dein Team heute nach Schema erstellt, kann automatisch entstehen.

Aus den Systemen, in denen sie schon liegen: CRM, ERP, Shop, Buchhaltung, eigene Datenbank oder ein Formular auf deiner Website. Wir bauen die Anbindung, die Automatik füllt die Vorlage. Liegen Daten bisher nirgends strukturiert vor, klären wir zuerst, wie sie künftig erfasst werden.

Ja, exakt. Wir bauen die Vorlagen nach deinem Briefpapier oder Styleguide nach, mit Logo, Schriften, Kopf- und Fußzeilen. Technisch entstehen die PDFs mit derselben Darstellung, die auch dein Browser nutzt, deshalb sitzt jedes Detail so, wie du es entworfen hast.

Texte und Textbausteine ja: Dafür bekommst du bearbeitbare Vorlagen oder eine kleine Verwaltung. Am Layoutgerüst ändern wir lieber selbst, damit nichts verrutscht. Wie viel Freiheit du brauchst, legen wir im Konzept fest.

Für Rechnungen erzeugen wir neben dem PDF auch die strukturierten Formate der E-Rechnung, etwa XRechnung oder ZUGFeRD, bei dem PDF und Datensatz in einer Datei stecken. Geht es dir vor allem um Rechnungen, lohnt auch ein Blick auf unsere Seite zur Rechnungsautomatisierung.

Ja. Massenläufe erzeugen tausende Dokumente in einem Durchgang und laufen auf Wunsch nachts oder nach Zeitplan. Jeder Lauf protokolliert, was erzeugt wurde, und meldet sich, wenn bei einem Dokument etwas fehlt.

Was dein Prozess vorsieht: Versand per E-Mail, Ablage im Kundenportal, Übergabe an dein Dokumentensystem oder revisionssichere Archivierung. Jedes Dokument behält den Bezug zu Kunde und Vorgang und bleibt auffindbar.

Der erste Dokumententyp ist meist nach wenigen Wochen im Einsatz, inklusive Vorlage und Anbindung. Jeder weitere geht deutlich schneller, weil Technik und Design dann stehen. Größere Ausbaustufen wie Archiv oder Massenläufe planen wir als eigene Etappen.