Documenten uitlezen met AI: data eruit, zonder overtypen

Een eerste documenttype met koppeling begint meestal rond de € 6.000, grotere projecten over meerdere soorten documenten komen uit tussen € 10.000 en € 35.000. Doorslaggevend zijn het aantal documenttypen, de hoeveelheid velden en de vraag of er lokaal, in de EU-cloud of gemengd wordt gerekend. Na het kennismakingsgesprek en een blik op je eigen documenten krijg je een vaste prijs per etappe.

Dat hangt van het document af, en we gokken niet: in de proefrun meten we op jouw eigen stukken hoe vaak een veld goed wordt herkend. Nette digitale facturen leveren zelden gedoe op, slechte scans en handgeschreven aanvullingen des te vaker. Per veld leggen we vast vanaf welke zekerheid een waarde direct wordt overgenomen en wanneer er een mens naar kijkt.

De AI levert een voorstel, het boeken blijft bij je team. Bij elke waarde staat een inschatting van het model zelf over hoe zeker het is, samen met de plek in het document waar de waarde vandaan komt. Jouw team ziet die twee naast elkaar en corrigeert met één klik. In je systeem belandt alleen wat is vrijgegeven.

Ja. Een scan of foto heeft geen tekstlaag om uit te lezen, daarom gaat er eerst tekstherkenning overheen. De kwaliteit van het origineel telt mee: een recht ingescand vel leest betrouwbaar, een scheve telefoonfoto met schaduw een stuk minder. In de proefrun zie je aan je eigen papierwerk waar de grens ligt.

Alleen als jij dat wilt. We hebben een uitlezing gebouwd waarbij bestand en verwerking volledig in de browser van de medewerker blijven, zonder upload. Waar dat niet volstaat, gebruiken we modellen op servers in de EU. Welke stukken welke route nemen, leggen we vooraf samen vast en zetten we op papier.

De uitlezing in de browser is het eenvoudigste geval: er vindt geen doorgifte plaats, omdat het bestand de computer niet verlaat. Kies je de EU-route, dan heb je een verwerkersovereenkomst met de aanbieder nodig, en wij zeggen je welke aanbieder dat is en wat hij toezegt. Wat er uiteindelijk bewaard blijft, bepaal jij: alleen de velden, of daarnaast het tekstfragment als bewijsstuk.

In het dagelijks werk van het mkb is de hoeveelheid zelden het knelpunt, want de uitlezing draait per document en kan parallel lopen. Interessanter is het traject eromheen: komen de stukken per mail binnen, uit een map of uit de scanner, en wie kijkt naar de onzekere gevallen? Dat werken we in het concept uit, want daaraan hangt de opbrengst.

Nee. De uitlezing komt vóór wat je al hebt te staan en geeft de gecontroleerde gegevens door aan boekhouding, voorraadbeheer of archief. Heeft een systeem een API, dan gebruiken we die. Ontbreekt er een, dan praten we over een import of een koppeling die we zelf bouwen.

Met het documenttype dat het vaakst binnenkomt en het stompzinnigst wordt overgetikt. Meestal zijn dat inkoopfacturen. Eén type, netjes uitgelezen en gekoppeld, levert doorgaans meer tijdwinst op dan drie halfafgemaakte. De volgende komen daarna aan de beurt, op volgorde van wat ze opleveren.