01
Documenteninventaris
We bekijken welke documenten je team vandaag maakt, waar de data vandaan komen en waar de meeste tijd weglekt. Daaruit volgt de lijst van wat als eerste loont.
Facturen, contracten, certificaten: automatisch gegenereerd
Je data worden kant-en-klare PDF's in het design van je merk, vanzelf verzonden en netjes gearchiveerd. Niemand typt nog over, niemand kopieert sjablonen.
In één oogopslag
1 sjabloon
Elk document ontstaat uit één centraal beheerd sjabloon. Pas het design één keer aan en alle toekomstige documenten dragen het.
0 knip-en-plakwerk
Bedragen, namen en regels komen rechtstreeks uit je systemen. Overtypen en overdrachtsfouten verdwijnen.
24/7 documenten
De automatisering kent geen kantooruren: documenten ontstaan 's nachts, in het weekend en midden in je vakantie.
100 % jouw design
Logo, lettertypes en briefpapier staan op elk document precies gelijk, van het eerste tot het duizendste.
Van data naar documenten
Documenten die zichzelf maken
Je systemen leveren de data, de automatisering maakt er kant-en-klare PDF's van: gegenereerd, verzonden en gearchiveerd op hetzelfde moment.
Waarom documenten zoveel tijd opslokken
Eén los Word-document is zo gemaakt. Als vaste routine wordt handwerk duur: in uren, fouten en frustratie.
01
Wildgroei aan sjablonen
Elke afdeling onderhoudt eigen Word-sjablonen. Drie logoversies, vier lettertypes, en niemand weet zeker welk bestand het actuele is.
02
Overtypen kweekt fouten
Bedragen, namen en datums gaan met de hand van het systeem naar het document. Ooit staat het verkeerde bedrag in een contract, en de klant vindt het.
03
Uren aan routinewerk
Offertes, verklaringen, maandrapporten: elke week gaan er uren op aan documenten in elkaar zetten die telkens hetzelfde patroon volgen.
04
Data hier, documenten daar
Alles staat allang in het CRM of ERP. Toch ontstaat het document ernaast in Word, gaat het per e-mail de deur uit en belandt het ergens in een map.
Wat geautomatiseerde documenten kunnen
Elk van deze bouwstenen draait in een of andere vorm dagelijks bij onze klanten. Jouw oplossing krijgt de onderdelen die jouw proces echt nodig heeft.
01
PDF's uit je data
Een order, record of formulier wordt een kant-en-klare PDF, trouw aan je sjabloon. Ook tabellen, grafieken en meerpaginalayouts zijn geen probleem.
02
Sjablonen in je huisstijl
We bouwen je sjablonen pixelprecies na van je briefpapier of huisstijlgids, met kop- en voetteksten, paginanummers en alles wat je huisstijl voorschrijft.
03
Facturen, offertes & aanmaningen
Documenten met doorlopende nummering, regels en totalen, rechtstreeks uit je orders. Desgewenst met een compleet aanmaningstraject erachter.
04
Certificaten & verklaringen
Certificaten, aktes en bewijzen ontstaan automatisch zodra het bijbehorende dossier is afgerond, en gaan direct naar de ontvanger.
05
Contracten uit tekstblokken
Contracten worden opgebouwd uit goedgekeurde tekstblokken: per situatie komen de juiste clausules in het document, gevuld met de juiste data.
06
Series & bulkgeneratie
Tien verklaringen of tienduizend afrekeningen: één run genereert alle documenten in één keer, elk met zijn eigen data.
07
AI-teksten waar ze helpen
Samenvattingen, rapportsecties of begeleidende brieven kan AI voorschrijven volgens jouw richtlijnen. Jij keurt goed wat je belangrijk vindt.
08
Verzending & archivering
Afgeronde documenten gaan vanzelf de deur uit, per e-mail of naar je klantportaal, en komen terecht waar je team ze zoekt: bij de klant, bij het dossier, in het archief.
09
Gekoppeld aan je systemen
CRM, ERP, shop of eigen database: de automatisering haalt de data op waar ze al staan. Voor ontwikkelteams is de PDF-generatie er ook als eigen API, HTML erin, kant-en-klare PDF eruit.
Zo ontstaat jouw documentautomatisering
Vier stappen van handwerk naar documenten die zichzelf maken.
02
Sjablonen & offerte
Je belangrijkste documenten bouwen we op als schone sjablonen in het design van je merk. Daarbij krijg je een offerte met vaste prijs voor de automatisering.
03
Koppeling & vergelijking
We verbinden de automatisering met je systemen en genereren de eerste documenten met echte data. We vergelijken ze met je bestaande tot elk detail klopt.
04
Livegang & uitbouw
Het eerste documenttype gaat live en bespaart meteen tijd. Daarna volgen de volgende, in de volgorde die het meest oplevert.
Klaar?
Laten we het over je documenten hebben
In een gratis kennismakingsgesprek tellen we samen welke documenten jou tijd kosten en schatten we eerlijk in hoeveel daarvan de automatisering kan overnemen.
Veelgestelde vragen over documentautomatisering
Een eerste documenttype met sjabloon en koppeling aan je data begint meestal rond de 5.000 €, de meeste projecten komen uit tussen 8.000 en 30.000 €. De bandbreedte hangt af van het aantal documenttypes, de bronsystemen en extra's zoals bulkgeneratie of archivering. Na het gratis kennismakingsgesprek krijg je een bindende offerte met vaste prijs.
Alles wat een patroon volgt: facturen, offertes, orderbevestigingen, contracten, certificaten, verklaringen, pakbonnen, rapporten, seriebrieven. De vuistregel: wat je team vandaag volgens een vast stramien maakt, kan automatisch ontstaan.
Uit de systemen waar ze al staan: CRM, ERP, shop, boekhouding, eigen database of een formulier op je website. Wij bouwen de koppeling, de automatisering vult het sjabloon. Staan data nog nergens gestructureerd, dan bepalen we eerst hoe ze voortaan worden vastgelegd.
Ja, precies. We bouwen de sjablonen na van je briefpapier of huisstijlgids, met logo, lettertypes, kop- en voetteksten. Technisch worden de PDF's gerenderd met dezelfde engine die je browser gebruikt, dus elk detail staat exact waar jij het hebt ontworpen.
Teksten en tekstblokken wel: daarvoor krijg je bewerkbare sjablonen of een kleine beheeromgeving. Aan het layoutskelet sleutelen we liever zelf, zodat niets verschuift. Hoeveel vrijheid je nodig hebt, leggen we vast in de conceptfase.
Ja. Naast de PDF genereren we de gestructureerde e-factuurformaten die jouw markt vraagt. Voor Duitsland zijn dat XRechnung en ZUGFeRD, dat PDF en datarecord in één bestand bundelt, en hetzelfde mechanisme past zich aan andere nationale formaten aan. Draait het bij jou vooral om facturen, dan gaat onze pagina over factuurautomatisering dieper.
Ja. Bulkruns genereren duizenden documenten in één keer en draaien desgewenst 's nachts of volgens schema. Elke run legt vast wat er is gegenereerd en trekt aan de bel als er bij een document iets ontbreekt.
Wat jouw proces voorschrijft: verzending per e-mail, plaatsing in het klantportaal, overdracht aan je documentsysteem of auditbestendige archivering. Elk document houdt zijn koppeling met klant en dossier en blijft terugvindbaar.
Het eerste documenttype is meestal binnen enkele weken in gebruik, inclusief sjabloon en koppeling. Elk volgende gaat duidelijk sneller, omdat techniek en design er dan al staan. Grotere uitbreidingen zoals archivering of bulkgeneratie plannen we als eigen fases.
Neem contact met ons op
Maakt iemand bij jou nog facturen, contracten of certificaten met de hand? Dan moeten we praten. We bekijken je sjablonen en laten zien hoe ze automatische pdf's worden.