Systemen koppelen: API-integratie zonder dubbel werk

Shop, boekhouding, betaalproviders, CRM: we koppelen wat bij jou al draait en laten de gegevens beide kanten op stromen. Valt de andere kant weg, dan probeert de koppeling het vanzelf opnieuw.

In één oogopslag

1 actuele stand

Klant, order, betaling: één keer ingevoerd, overal actueel. Welk systeem de waarheid bewaart, leggen we vooraf samen vast.

24/7 synchroon

De koppeling werkt door na sluitingstijd. Wat 's nachts binnenkomt, staat 's ochtends verwerkt klaar.

0 dubbele invoer

Niemand tikt dezelfde gegevens een tweede keer over. Daarmee verdwijnt de meest voorkomende foutbron in het dagelijks werk.

100 % jouw toegangen

Accounts en sleutels staan op naam van je bedrijf. Je kunt onze toegang op elk moment intrekken, zonder dat er iets stil komt te staan.

Systemen koppelen

Een verbinding die het houdt

We bouwen de verbinding tussen je systemen zo dat ze de dagelijkse praktijk aankan: nieuwe pogingen bij uitval, een nette toewijzing van velden en een logboek waarin je elke verwerking terugvindt.

Waar systeemkoppelingen stranden

Bijna elk bedrijf heeft goede software in huis. Wat ontbreekt, is de verbinding ertussen.

01

Dezelfde gegevens, drie keer ingevoerd

Een nieuwe klant komt in de shop te staan, daarna nog eens in de boekhouding en een derde keer in het CRM. Bij de vierde keer weet niemand meer welk adres klopt.

02

Cijfers van gisteren

De nachtelijke synchronisatie is het ene moment op de dag waarop je voorraad echt klopt. De overige 23 uur is het een schatting.

03

De koppeling breekt geruisloos

Een sleutel verloopt, een veld heet ineens anders, en de overdracht ligt stil. Meestal valt het pas op als een klant ernaar vraagt.

04

Niemand kan het nakijken

Komt een order niet aan, dan begint de zoektocht in drie schermen en eindigt hij bij de externe partij die twee jaar geleden dat script schreef.

Wat we bij een koppeling bouwen

Deze bouwstenen combineren we per opgave. Alles hiervan draait in deze of vergelijkbare vorm in systemen die we tot vandaag beheren.

01

Systemen verbinden

Shop, boekhouding, betaalprovider, voorraadbeheer, CRM: we koppelen alles wat een API heeft, en waar er geen is, bouwen we er zelf een.

02

Afstemming in beide richtingen

Gegevens stromen heen en terug zonder elkaar te overschrijven. Per veld ligt vast welk systeem het mag beheren.

03

Direct reageren

Waar de aanbieder het toelaat, werken we met gebeurtenissen: een betaling meldt zichzelf, ruim voordat de nachtelijke afstemming draait.

04

Veilig aangesloten

Inkomende meldingen controleren we op hun handtekening, sleutels liggen versleuteld opgeslagen en elke schrijfactie draagt een kenmerk tegen dubbele boekingen.

05

Velden netjes toewijzen

Klantnummer, btw-tarief, eenheid: twee systemen bedoelen zelden hetzelfde. De toewijzing houden we gedocumenteerd en aanpasbaar, zonder dat iemand code hoeft aan te raken.

06

Eigen API's voor je partners

Moeten anderen gegevens bij jou opvragen, dan bouwen we daar de API voor: met documentatie, toegangssleutels en versies die oude aanroepen in leven houden.

07

Oude systemen & massa-imports

Bestaande gegevens uit tabellen, exports of een uitgefaseerd systeem halen we eenmalig over, in etappes en met een proefrun voordat het menens wordt.

08

Zichtbaar wat er loopt

Elke overdracht belandt in een logboek met tijdstip, resultaat en verzonden gegevens. Blijft er iets hangen, dan zie je dat daar voordat een klant belt.

09

Beheer & nazorg

Aanbieders wijzigen hun API's, sleutels verlopen. Wij bewaken de koppelingen, halen versies bij en melden ons voordat er iets stil komt te staan.

Systemen die we al hebben gekoppeld

Elke koppeling in deze lijst is geschreven code uit projecten die we beheren.

01

Betalingen & facturatie

  • Stripe
  • PayPal
  • Creditcard
  • SEPA-incasso
  • Apple Pay
  • Google Pay
  • Klarna

De betaalmethoden lopen via Stripe of via je eigen betaalprovider. Onder de oppervlakte wordt het interessant: één autorisatie waaruit later aanbetaling en restbedrag apart worden geïncasseerd, abonnementsfacturatie met incasso en automatische belastingberekening, en de regel dat een bedrag pas als betaald geldt zodra de ondertekende terugmelding van de provider dat bevestigt. Daarvan hangt af of je boekhouding aan het eind van de maand klopt.

02

Kredietwaardigheid, identiteit & belastingaangifte

  • Kredietwaardigheidscontrole (SCHUFA in Duitsland)
  • Stripe Identity
  • Btw-nummercontrole (VIES)
  • VeriFactu (Spanje)

Voordat een aanvraag een contract wordt, moet vaak duidelijk zijn wie er tekent. Kredietcontroles bij een kredietinstantie draaien bij ons in productie: voor de Duitse markt loopt dat over de ondertekende XML-koppeling van SCHUFA met een eigen deelnemerscertificaat, inclusief de gevallen die een medewerker met de hand afhandelt en binnen een termijn moet beantwoorden. De instantie die voor jouw markt relevant is, sluiten we op dezelfde manier aan. De controle van het btw-identificatienummer bepaalt het belastingtarief en de factuurkring. Voor de Spaanse markt is de aangifteplicht VeriFactu gebouwd en getest.

03

Shop- & voorraadsystemen

  • Shopware 6 (Store API & Admin API)
  • Shopware 5 (eigen plugin)
  • Licentiebeheer
  • S3 & CloudFront

Bij licenties en downloads gaat het werk door na de bestelling. Naast de shop draait een licentiebeheer: het geeft de sleutels bij een betaalde bestelling uit en controleert de voorraad voordat er iets wordt toegewezen. De bestanden staan in beveiligde opslag en worden alleen voor de betreffende bestelling vrijgegeven.

04

Boekingen, agenda's & portalen

  • Channelmanagers
  • iCal-agenda's
  • Google Hotel Center
  • Google Vacation Rentals

Wie kamers, afspraken of voertuigen via meerdere portalen aanbiedt, heeft één agenda nodig waar alle portalen zich naar richten. Portalen als Booking.com en Airbnb bereik je via een channelmanager of via agendafeeds. De terugweg is het lastige stuk: een geïmporteerde boeking mag niet als eigen boeking terugkomen, en vertrek en aankomst op dezelfde dag mogen elkaar niet blokkeren. Voor Google bouwden we ook de aanbiederskant, die de objectgegevens levert en prijsaanvragen beantwoordt op het moment van zoeken.

05

E-mail, WhatsApp & push

  • Mailchimp
  • Resend
  • SMTP
  • Gmail API
  • WhatsApp Business
  • Web Push

Een verwerking raakt zelden maar één persoon. We bouwen de verzending zo dat een statuswijziging klant, partner en binnendienst tegelijk bereikt, elk via het kanaal waarvoor de ontvanger toestemming gaf: goedgekeurde WhatsApp-templates, Web Push of gewoon e-mail. Nieuwsbrieven lopen met dubbele opt-in en aantoonbare toestemming. De verzenddienst erachter is uitwisselbaar.

06

AI & vertaling

  • OpenAI
  • Anthropic
  • DeepL
  • Mistral
  • In de EU gehoste modellen
  • dragoman

Antwoorden verschijnen woord voor woord, terwijl het model nog schrijft. De inhoudelijke kaders staan aan de serverkant, zodat een assistent niet zegt wat hij juridisch niet mag zeggen. Ook de plaats van verwerking is een keuze: voor persoonsgebonden inhoud kun je een in de EU gehost model inzetten. Vertalingen lopen via ons opensourcegereedschap dragoman, waarbij alleen nieuwe en gewijzigde teksten kosten veroorzaken.

07

Data, kaarten & locaties

  • Supabase
  • Firestore
  • Mapbox
  • Google Maps Geocoding

Zoeken op de kaart met resultatenlijst en straal, adresaanvulling tijdens het typen, en databasefuncties voor dossiers die twee behandelaars niet op hetzelfde moment mogen oppakken. Locatiegegevens zijn zelden het hoofdthema van een opdracht en komen toch bijna overal langs.

Zo ontstaat jouw koppeling

Vier stappen van inventarisatie tot draaiend beheer.

01

Systemen & datastromen

We kijken welke systemen in huis zijn, welke gegevens ertussen moeten reizen en welk systeem gelijk krijgt bij tegenspraak. Aan het eind ligt er een schets die je boekhouder begrijpt.

02

Concept & vaste prijs

Je krijgt de veldtoewijzing, de richting van elke afstemming en de omgang met fouten op papier, plus een vaste prijs per etappe. Vóór de eerste regel code weet je wat er komt.

03

Koppeling & proefrit

We bouwen tegen de testomgeving van de aanbieder en spelen echte gevallen door, ook de ongemakkelijke: dubbele melding, time-out, systeem offline. Daarna pas gaat het op echte data.

04

Livegang & beheer

De eerste koppeling gaat live en neemt meteen werk weg, de volgende volgen op volgorde van opbrengst. Daarna bewaken we de verbindingen en halen we bij als een aanbieder iets wijzigt.

Klaar?

Welke twee systemen moeten met elkaar praten?

Noem ons de twee programma's waartussen bij jou het meeste met de hand gaat. In het gratis kennismakingsgesprek zeggen we je of er een API voor bestaat en wat de koppeling ongeveer kost.

Veelgestelde vragen over koppelingen en API-integraties

Eén losse koppeling begint meestal rond de € 4.000, grotere integratieprojecten over meerdere systemen komen uit tussen € 10.000 en € 40.000. Doorslaggevend zijn het aantal systemen, de richting van de afstemming en de kwaliteit van de API aan de andere kant: een gedocumenteerde moderne API kost een stuk minder dan een oud systeem waar we de gegevens uit moeten peuteren. Na het kennismakingsgesprek krijg je een vaste prijs per etappe.

Ja, dat is het normale geval. We lezen ons in de documentatie in en bouwen tegen de testomgeving van de aanbieder. Ontbreekt een API helemaal, dan bekijken we de omwegen: geplande bestandsexports, databasetoegang of een import via tabellen. Vóór de offerte zeggen we je eerlijk hoe goed de andere kant aanspreekbaar is.

Dat plannen we vanaf het begin in. Mislukte overdrachten gaan in een wachtrij en worden met groeiende tussenpozen opnieuw geprobeerd, waardoor een korte storing geen gegevens kost. Nieuwe pogingen dragen een kenmerk, zodat dezelfde verwerking niet twee keer aankomt. Blijft een koppeling langdurig stilstaan, dan gaat er dezelfde dag een melding uit.

Zo vaak als het proces vraagt. Waar de aanbieder gebeurtenissen verstuurt, reageert de koppeling binnen seconden: een betaling meldt zichzelf zodra ze rond is. Ontbreken die, dan vragen we in een vast ritme na, van een paar minuten tot één keer per nacht. Per koppeling leggen we dat ritme apart vast, want voorraden en stamgegevens hebben elk hun eigen haast.

Van jou. Accounts bij betaalproviders, API-sleutels en certificaten staan op naam van jouw bedrijf, wij werken daaronder met eigen toegangen. Stopt de samenwerking, dan trek je onze toegang in en draait alles door. Hetzelfde geldt voor de code van de koppeling en de bijbehorende documentatie.

Dat gebeurt regelmatig, meestal met aankondiging vooraf. Daarom blijven we na de livegang op de koppelingen zitten: we volgen de wijzigingsberichten van de aanbieders, halen versies bij en testen vooraf tegen de nieuwe uitvoering. Merkt de werkvloer er niets van, dan is het goed gedaan.

Ja, en dat doen we vaker dan je denkt. We leggen de API vooraf vast: velden, typen en foutgevallen staan vast voordat de eerste aanroep wordt gebouwd. De beschrijving blijft versiebeheerd in het project en oude aanroepen blijven werken wanneer er een nieuwe uitvoering verschijnt. Daar komen toegangssleutels per partner bij, een limiet op het aantal aanvragen en documentatie waarmee je partner zonder navraag kan beginnen. In draaiende platformen van ons halen derden op precies die manier objectgegevens en prijzen op.

Inkomende meldingen controleren we op hun handtekening voordat ze iets in gang zetten, anders kan iedereen een betaalde factuur voorwenden. Sleutels en certificaten liggen versleuteld en los van de code, test- en productieomgeving staan netjes uit elkaar. Overgedragen wordt alleen wat het doel vraagt, en zodra er persoonsgegevens in het spel zijn, toetsen we vooraf de plaats van verwerking.

Jij beslist. Wij bewaken de koppelingen, vangen wijzigingen van aanbieders op en bouwen de volgende koppelingen, veel klanten begeleiden we zo al jaren. Of we dragen over aan jouw IT, met documentatie, veldtoewijzing en inwerktijd. Beide wegen zijn normaal.

Neem contact met ons op

Gaat er bij jou nog iets met de hand tussen twee programma's? Vertel ons welke dat zijn. We zeggen je of die twee te koppelen zijn en wat dat ongeveer kost.